Bonnes pratiques pour créer votre flux de travail de signature électronique

La plupart des gens considèrent la technologie de signature électronique sécurisée par une signature numérique comme un moyen de recueillir le consentement. En réalité, une solution de signature électronique permet de rationaliser les processus de signature, de garantir l'applicabilité grâce à des pistes d'audit, d'assurer la gestion des documents, de collecter les signatures en temps réel, et bien plus encore. Pour obtenir ces avantages, la solution doit être en mesure de gérer l'ensemble du processus de signature électronique. Cela comprend les étapes suivantes.

Flux de documents de signature électronique :

1. Donnez aux signataires l'accès aux documents ;

2. Authentifiez les signataires ;

3. Présenter les documents pour examen ;

4. Saisir les données des participants au moment de la signature ;

5. Offrir la possibilité d'insérer des documents supplémentaires dans la transaction ;

6. Obtenir le consentement par l'acte de signature ;

7. Délivrer les documents signés à toutes les parties.

Voici quelques informations sur les étapes d'un processus de signature électronique classique, extraites de notre dernier livre blanc, Best Practices for Building Your E-Signature Workflow (Bonnes pratiques pour l'élaboration de votre flux de travail de signature électronique).

Étape 1 : Accès

Une fois que vos documents électroniques sont prêts à être signés, comment vos signataires y accèdent-ils ? Bien que de nombreuses personnes supposent que le point d'entrée sera le courrier électronique, il est tout aussi courant de voir des scénarios d'intégration directe où le processus de signature électronique est intégré dans une application web ou mobile. Le choix de la méthode d'accès dépend de facteurs tels que : S'agit-il d'un cas d'utilisation en face à face ou à distance ? S'il s'agit d'un cas d'utilisation à distance, vos signataires sont-ils déjà en ligne ou non ? Et, allez-vous intégrer les signatures électroniques à une autre application web ou à un portail, ou avez-vous besoin d'une solution sans intégration ?

Les options possibles sont les suivantes :

• Invitation par courrier électronique
• Inviter les signataires à se connecter à un portail ou à une application web
• Utilisation d'un lien intégré dans une application native ou tierce, ou dans une application mobile
• Utilisation d'un code QR ou d'une URL abrégée sur un document imprimé
• Un représentant lance le processus de signature par l'intermédiaire d'un portail ou d'un tableau de bord d'application d'entreprise

Étape 2 : Authentification

Lorsque le signataire arrive sur la page d'accueil de la signature électronique, comment prouvera-t-il son identité afin d'entrer en toute sécurité dans la session de signature électronique ? Les options que vous choisirez dépendront du type de transaction, du risque encouru et du fait que vous traitiez avec un nouveau client ou un client existant.

Dans le cas de clients existants, la meilleure pratique consiste à utiliser les informations d'identification que votre organisation a déjà émises. La méthode d'authentification sera différente si vous traitez avec de nouveaux clients. Il existe de nombreuses façons d'identifier un nouveau client. Le choix de la méthode d'identification dépendra du profil de risque de votre processus. Les options comprennent l'authentification par courrier électronique, l'authentification dynamique basée sur les connaissances (KBA), l'authentification par SMS, les cartes à puce et bien d'autres encore.

Étape 3 : Présenter les documents

Déterminez ensuite comment vous présenterez les documents numériques aux signataires afin qu'ils puissent les lire avant de les signer. La meilleure pratique consiste à faire en sorte que la solution de signature électronique présente les documents par l'intermédiaire d'un navigateur web. Si le signataire n'a besoin que d'un navigateur, il n'aura pas à télécharger de nouveau logiciel, ce qui élimine le risque d'incompatibilités logicielles. Vous pouvez toujours imprimer des copies s'il est plus facile pour les signataires de consulter les documents sur papier, mais la présentation des documents à l'écran doit être intégrée au processus.

Étape 4 : Formulaires/capture de données

Dans le cadre du processus de signature, vous pouvez ajouter au document des champs de données en plus des champs de signature que les signataires doivent remplir. Bien que la plupart des transactions de signature électronique commencent au moment de la création du document final (les données des formulaires sont capturées dans le cadre d'une application électronique ou d'une autre application de base et fusionnées avec un modèle de document), il existe des processus pour lesquels vous devez pouvoir capturer des données au moment de la signature. Vous voulez que la plateforme de signature soit en mesure de le faire.

Étape 5 : Téléchargement/mise à jour de documents

Dans certains processus commerciaux, vous ou vos clients pouvez avoir besoin d'ajouter des documents à une transaction. C'est souvent le cas dans le secteur de l'assurance, où les agents d'une compagnie d'assurance ont souvent leurs propres documents à ajouter au processus de demande d'ouverture d'une nouvelle entreprise. Une fois que l'agent a reçu le document du client, il doit pouvoir en télécharger une version numérisée vers le service de signature électronique et l'insérer dans la transaction.

Étape 6 : Signature électronique

C'est l'étape du flux de travail à laquelle les gens pensent le plus souvent lorsqu'ils imaginent les signatures électroniques - le "clic" pour signer. Il s'agit d'une étape très importante du processus, car c'est à ce moment-là que vous saisissez l'intention et le consentement. Mais une fois de plus, il existe différentes façons d'y parvenir, notamment en cliquant sur le bouton "signer" ou sur le bouton "parapher" :

• Cliquer pour signer/cliquer pour parapher : Via le navigateur d'un PC, d'un ordinateur portable ou d'un appareil mobile, il est courant d'utiliser un simple bouton "cliquer pour signer".
  
• Saisie d'une signature manuscrite numérisée : Si un dispositif à écran tactile est disponible, la capture de signature cursive peut être utilisée.
  
• Signature par carte à puce : Le personnel du gouvernement fédéral et les contractants signent régulièrement des formulaires et des documents en utilisant un certificat numérique stocké sur leur carte d'accès commune (CAC) ou leur carte à puce PIV.

Étape 7 : Livraison des documents signés électroniquement

Une fois que tous les documents ont été signés électroniquement, vous devez proposer des copies électroniques sécurisées à télécharger ou envoyer des copies imprimées sécurisées par la poste. Comme pour l'étape d'authentification, cette opération peut être automatisée par la solution de signature électronique ou par un autre système d'entreprise tel qu'une plateforme de gestion des communications avec les clients (CCM). En fonction du cas d'utilisation, il peut être judicieux de proposer des copies électroniques ou imprimées des documents signés, ou de laisser le choix aux clients.