Accélérer le processus de passation de marchés avec les signatures électronique
Que vous appeliez cela la numérisation, le bureau sans papier, ou passer au vert, il ya un intérêt croissant pour les organisations à réduire le papier, l'effort manuel et les coûts dans leurs processus d'affaires de base. Selon le CSIO, on estime que 30 milliards de documents papier sont copiés ou imprimés chaque année aux États-Unis pour signature. Si l'on tient compte du coût de traitement du document, on estime que chaque signature papier coûtera 6,50 $. Lorsqu'il s'agit d'exécuter des contrats, les organisations font face à des pressions pour accroître l'efficacité opérationnelle tout en étant agiles lorsqu'elles transiculent avec leurs parties prenantes. De plus en plus d'organisations trouvent des moyens de rationaliser leur processus contractuel en se tournant vers les signatures en ligne pour faire progresser leur entreprise.
Comment e-SignLive améliore l'efficacité opérationnelle grâce à la passation de marchés électronique
e-SignLive a aidé les organisations à réaliser les avantages de la passation de marchés en ligne dans leurs processus d'affaires. Voici comment nous avons aidé :
- Économisez de l'argent : Le Département de l'information et de l'innovation de l'État du Vermont (DII) gère la prestation de produits et de services informatiques à tous les ministères de l'État. Le DII signe 240 contrats de fournisseurs par mois. Chaque contrat est distribué aux fins d'examen, de négociation, de révision, d'achèvement et de signature entre les intervenants internes et externes. Depuis que le DII a adopté des signatures électronique et numérisé son processus de passation de marchés, les frais de messagerie aller-retour de 30 $ par contrat à l'intérieur et à l'arrivée du fournisseur ont été éliminés, ce qui a permis d'importantes économies de coûts.
Guide du débutant sur les signatures électroniques
Ce document de préparation essentiel de 24 pages présente des concepts juridiques et des enjeux clés importants pour la création de processus d’affaires numériques qui font appel aux signatures électroniques.
Télécharger- Raccourcir les délais d'approbation : Premier, une alliance d'amélioration du rendement des soins de santé d'environ 3 400 États-Unis hôpitaux et 110 000 autres fournisseurs ont incorporé des signatures électronique pour traiter facilement avec leurs fournisseurs et les parties prenantes internes. Le premier ministre a été témoin d'une approbation accélérée des contrats et des modifications, de 10 jours à 1 jour. Premier a également acquis un avantage concurrentiel en offrant également aux dirigeants la souplesse nécessaire pour signer des contrats électroniques de n'importe où, à tout moment, sur leurs appareils mobiles.
e-SignLive raccourcit encore les délais d'approbation pour ses utilisateurs avec deux fonctionnalités puissantes : l'envoi en vrac et l'accès aux délégués. L'envoi en vrac (une nouvelle fonctionnalité dans la prochaine version été 2015 d'e-SignLive) permet aux utilisateurs d'automatiser l'envoi de documents à un grand nombre de destinataires, éliminant ainsi la nécessité de créer et d'envoyer des transactions distinctes pour chaque signataire. En outre, la fonction d'accès des délégués vous donne la possibilité d'accorder à d'autres membres de leur organisation l'accès à leur compte e-SignLive afin que les documents puissent être signés en ligne en leur absence et sans aucun retard.
- Réduire la consommation de papier : Le Jet Propulsion Laboratory (JPL) de la NASA est une installation de recherche et développement financée par le gouvernement fédéral gérée par des entrepreneurs privés du California Institute of Technology. JPL avait un front-end automatisé à leur système de e-contracting et voulait aller sans papier. Bien qu'ils aient construit un système de gestion des contrats à la fine pointe de la technologie, sans signatures électronique, ils étaient toujours à la recherche de signatures humides pour 30 000 à 40 000 contrats par année. e-SignLive a aidé JPL de bout en bout processus de passation de marchés en éliminant le besoin d'espace d'archivage physique et en réduisant le risque d'erreurs impliqués dans la chasse aux signatures humides sur le papier.
La dernière étape du cycle de passation de marchés, c'est-à-faire, est toujours un processus manuel, piloté par le papier. Croyez-le non, la plupart des contrats sont encore faxés, numérisés ou envoyés par la poste pour signature. Si votre organisation utilise des applications comme Salesforce, Dynamics CRM, SharePoint et Box pour envoyer des contrats à des clients, des partenaires et des fournisseurs, vous pouvez tirer parti de connecteurs pré-construits pour ajouter des capacités de signature électronique aux applications que vous utilisez tous les jours. Ce faisant, vous éliminerez les signatures en papier et en stylo et encre et passerez à un processus entièrement numérique.
- Forte conformité juridique : Il y a de plus en plus de pression pour documenter pleinement vos processus et vos décisions pour des raisons de conformité. e-SignLive fournit une couche supplémentaire de protection intégrée des pistes d'audit et sécurise les contrats en les inviolant avec les signatures numériques. Unique sur le marché, notre solution fournit une piste d'audit du processus exact utilisé pour capturer les signatures. Cela rend non seulement le document exécutoire devant les tribunaux, mais vous aide également à démontrer la conformité aux vérificateurs externes.
Vous êtes intéressé à numériser le processus de passation de marchés au cours de votre organisation? Pour en savoir plus sur les avantages de la passation de marchés en après-monnaie, cliquez ici.
