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Généralités

En quoi consiste la signature électronique?

Comme son équivalent sur papier, la signature électronique est un concept juridique. Son objectif consiste à saisir l’intention du signataire à être contraint par les termes et conditions d’un contrat. Les logiciels de signature électronique sont conçus afin de faciliter la saisie de signature en ligne, tout en créant un processus qui résulte en une entente ayant force de loi.

Quelle est la différence entre la signature électronique et la signature numérique?

Le terme « signature électronique » est souvent confondu avec « signature numérique ». La signature électronique est un concept juridique qui crée un processus en ligne ayant force de loi. La signature numérique représente la technologie de cryptage utilisée dans de nombreuses applications de sécurité et de commerce électronique, dont la signature électronique. En résumé, nous utilisons le meilleur de ces deux technologies afin de vous offrir une application de signature ÉLECTRONIQUE utilisant la sécurité de la signature NUMÉRIQUE.

À quoi ressemble une signature électronique?

Tout dépend du type de signature électronique utilisé. Si vous signez électroniquement à distance, à l’aide de la signature par clic, votre signature apparaîtra dans une police de caractères standard.

Par contre, si vous vous trouvez face à face avec un représentant des ventes, vous dessinerez votre signature manuscrite sur l’iPad du représentant à l’aide d’un stylet ou du bout de votre doigt.

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De la même façon, si vous utilisez votre téléphone mobile pour saisir la signature, vous pourriez dessiner votre signature manuscrite et la voir apparaître sur le document.

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Que la signature soit typographiée ou manuscrite, toutes les signatures électroniques saisies par e-SignLive sont munies d’un filigrane et d’un timbre d’horodateur afin d’indiquer qu’elles ont été saisies électroniquement.

Qu’est-ce qui distingue e-SignLive des autres solutions de signature électronique?

  1. Nous sommes la solution de signature électronique de choix des entreprises. e-SignLive traite les transactions les plus règlementées au monde avec les entreprises et les consommateurs.
  2. Le meilleur soutien à la clientèle. Avec e-SignLive, vous avez accès à une équipe bien à votre écoute et qui veille à votre succès. Consultez le plus récent rapport de G2 Crowd sur la signature électronique, qui accorde à e-SignLive la plus haute note de toute l’industrie en matière de service à la clientèle.
  3. Capacité d’intégration invisible de notre solution à vos systèmes et applis afin que vous puissiez offrir à vos clients une expérience uniforme. e-SignLive est la solution de signature électronique générique utilisée par les marques les plus réputées sur la scène mondiale, comme U.S. Bank, la Banque Royale du Canada, les Services financiers BMW, AAA Carolinas, 21st Century Insurance et plusieurs autres.
  4. Le plus grand choix d’utilisations – pour les projets de toute taille, de toute complexité et pour tous les budgets.
  5. La plus grande flexibilité d’optimisation de la signature électronique pour vos processus, flux de travail, canaux, appareils et signataires.
  6. La seule solution de signature électronique conforme à la norme SOC 2 sur le marché.

Sécurité

La signature électronique est-elle sécuritaire?

Oui. La sécurité est toujours une priorité quand les organisations commencent à utiliser la signature en ligne avec leurs clients, partenaires et fournisseurs. À cet effet, e-SignLive offre trois paliers de sécurité :

  1. Authentification de l’utilisateur : e-SignLive offre de nombreuses façons de vérifier l’identité du signataire, notamment par identifiant et mot de passe, par question et réponse secrète, par mot de passe SMS, par services d’authentification de tiers (ex., Equifax), par soutien aux cartes intelligentes CAC/PIV smartcards et plus encore. Pour en savoir davantage, lisez le livre blanc sur l’identification des utilisateurs.
  2. Authentification des documents : Une fois un document signé à l’aide d’e-SignLive, il se trouve verrouillé par une signature électronique (essentiellement un scellé inviolable). Contrairement aux documents et signatures sur papier, qui exigent un souci prononcé du détail et reposent sur l’acuité visuelle pour leur vérification, les contrats signés électroniquement à l’aide de signatures numériques peuvent automatiquement signaler toute erreur ou modification. Toute tentative de modifier le contenu du document rend ce dernier invalide. De plus, il devient impossible de copier-coller une signature, vu qu’e-SignLive sécurise également les blocs de signature à l’aide d’une signature numérique. Malgré toutes ces mesures de sécurité, vérifier l’authenticité des documents et des signatures demeure facile : il suffit d’un clic de souris.
  3. Traces d’audit : e-SignLive saisit toutes les empreintes numériques laissées par les utilisateurs tout au long du processus de signature. Celles-ci sont saisies dans deux types de pistes d’audit : une piste d’audit de documents (signée par les signataires) et une piste d’audit de processus (la façon dont les signataires ont signé). e-SignLive obtient la faveur des équipes juridiques et de conformité parce que ces pistes de vérification permettent de voir quand et comment la transaction a eu lieu, ce qui est tout simplement impossible sur papier. Pour en savoir plus, consultez notre blog.

Quelles sont les principales caractéristiques de sécurité à rechercher dans une solution de signature électronique?

Une sécurité robuste exige le bon choix de personnes, de processus et de technologie. En ayant recours à une approche à volets multiples pour la sécurité des signatures électroniques en nuage, vous vous assurez que vos données (et celles de vos clients) sont traitées et gérées de façon adéquate. Vous donnez également confiance à vos clients tout en protégeant la réputation de votre entreprise. C’est pour cette raison que nous conseillons de considérer la sécurité de la signature électronique dans un sens large, en y incluant :

  • La capacité de choisir un niveau approprié d’authentification pour chacun de vos processus (les processus internes exigent moins d’authentification, tandis que les procédés externes impliquant la clientèle nécessitent une authentification plus robuste).
  • La protection des signatures électroniques et des documents contre la falsification.
  • La vérification facile des registres signés électroniquement, indépendamment du fournisseur, afin de veiller à ce qu’aucune modification n’ait été apportée au document depuis sa signature.
  • L’assurance de la viabilité à long terme de vos registres électroniques, indépendamment du fournisseur.
  • Le choix d’un fournisseur possédant une feuille de route bien établie en matière de protection des données.

Pour en savoir plus, consultez la liste de vérification complète pour la signature électronique.

Quelle est la meilleure façon d’authentifier les signataires en ligne?

Tout dépend du type de transaction et du risque qui y est associé. Par exemple, le renouvellement en ligne d’une hypothèque avec un client existant est une transaction avec une personne possédant vraisemblablement des antécédents bancaires. En pareil cas, le client ouvre une session sur le portail de la banque à l’aide de données connues, accède au document de renouvellement et peut apposer directement sa signature électronique directement sur le portail.

Par contre, s’il s’agit d’une transaction à haut risque avec des gens que vous n’avez jamais rencontrés et avec lesquels vous n’avez jamais fait affaire, vous pourriez souhaiter utiliser un service indépendant de vérification de l’identité comme Equifax afin de confirmer qu’il soient bien qui ils prétendent être. Il existe plusieurs choix pour l’authentification des signataires, selon votre tolérance au risque, le canal, le type d’expérience que vous souhaitez offrir aux utilisateurs et bien d’autres facteurs. Pour en savoir plus, lisez le livre blanc sur l’authentification des utilisateurs.

Puis-je choisir où conserver mes données ?

Oui. La localisation des données est devenue une considération d’importance pour les organisations et pour cette raison, e-SignLive a annoncé son expansion dans six nouveaux marchés internationaux d’ici la fin 2015. En plus des déploiements actuels aux États-Unis et au Canada, nous offrons aux clients du monde entier l’accès à des instances en nuage privés et publics e-SignLive en Australie, au Royaume-Uni, en Allemagne, au Japon, à Singapour et au Brésil. À titre d’exemple, plusieurs de nos clients canadiens traitent déjà leurs documents signés électroniquement dans des centres de données de Toronto et de Montréal.

Il en va de même pour nos branchements. Par exemple, notre appli de signature électronique Salesforce destinée aux ventes offre aux organisations la souplesse de se brancher à n’Importe quelle instance e-SignLive dans le monde – que ce soit aux États-Unis, au Canada ou dans l’un ou l’autre des six pays mentionnés plus haut. Ainsi, les contrats, les accords de confidentialité et les documents livrés à vos clients et partenaires à des fins de signature par l’entremise de Salesforce se retrouvent là où vos politiques internes de TI le stipulent. e-SignLive est la seule solution de signature électronique sur le marché à permettre une flexibilité mondiale de cette sorte. Pour en savoir plus, lisez notre blog sur la localisation des données.

Quelles sont les certifications de sécurité que possède e-SignLive?

Les organisations soucieuses de la sécurité recherchent des garanties à l’effet que les fournisseurs qu’elles choisissent respectent les exigences de sécurité nécessaires. Bien qu’il existe de nombreux programmes de conformité couvrant les centres de données (ex., HIPAA, SOC 1/SSAE 16, SOC 2, SOC 3, PCI DSS Level 1, ISO 27001, etc.) de même que des contrôles physiques de calibre militaire, nous avons voulu nous surpasser pour mieux servir nos clients. e-SignLive est conforme à des exigences supplémentaires en matière de contrôle et de respect de la sécurité, dont :

  • SOC 2 : Lors d’un audit de sécurité mené par EY (Ernst & Young), les technologies et processus de protection des données d’e-SignLive ont été jugées conformes à la norme SOC 2, ce qui place notre système et notre entreprise sur le même pied que des entreprises comme Google, Amazon Web Services et Salesforce. Nous sommes fiers d’offrir la seule solution de signature électronique conforme à la norme SOC 2 sur le marché. Pour en savoir plus
  • Skyhigh : Les services en nuage Skyhigh Enterprise-Ready respectent entièrement les normes les plus strictes en matière de protection des données, de vérification de l’identité, de sécurité du service, de pratiques commerciales et de protection juridique. Pour en savoir plus

Nous respectons aussi les normes gouvernementales de certification de la sécurité émises par :

  • Le National Institute of Standards and Technology (NIST).
  • La Joint Interoperability Test Command (JITC). e-SignLive détient 13 certifications JITC, soit plus que tout autre fournisseur de solutions de signature électronique.
  • Le Partenariat national d’assurance de l’information (NIAP) de la National Security Agency, par l’entremise de notre conformité à FIPS PUB 140-2, une norme de sécurité informatique utilisée dans l’accréditation des modules cryptographiques.
  • e-SignLive respecte aussi les plus récentes normes de cryptage SHA.

Pour en savoir plus, consultez notre Centre de confiance.

Juridique

La signature électronique a-t-elle valeur légale aux États-Unis?

Oui. Aujourd’hui, quelque 10 ans après l’adoption de la loi ESIGN, plus personne ne doute de la valeur légale de la signature électronique. Les lois fédérales et étatiques accordent à la signature électronique la même valeur qu’à la signature manuscrite. Quarante-sept états, le District de Columbia, Puerto Rico et les Îles Vierges ont adopté la Loi sur les transactions électroniques uniformes (UETA). En outre, la Loi ESIGN sur la signature électronique en commerce mondial et national, une loi fédérale, stipule que la signature électronique a force de loi dans le commerce inter-état et à l’intérieur des états qui n’ont pas adopté la Loi UETA.

Pour en savoir plus sur le cadre juridique et les pratiques juridiques optimales en matière de signature électronique, visionnez ces webdiffusions :

La signature électronique a-t-elle valeur légale au Canada?

Oui. Selon le cabinet Stikeman Elliott LLP, « Toutes les provinces et territoires ont des statuts indépendants de portée générale sur le commerce électronique, fondés sur le modèle juridique promulgué par les Nations Unies et la Conférence pour l’harmonisation des lois au Canada. À titre d’exemple, la Loi de 2000 sur le commerce électronique de l’Ontario traite de l’utilisation de documents électroniques dans les transactions commerciales. Bien qu’on y retrouve quelques variantes, les statuts provinciaux sur le commerce électronique stipulent généralement que les signatures, documents et originaux ne sont pas invalides ni sans effet pour l’unique raison qu’ils n’existent que sous forme électronique. Pour en savoir plus, lisez le document intégral de Stikeman Elliott intitulé Electronic Signatures in Canadian Law.

La signature électronique a-t-elle valeur légale en Europe?

La Directive 1999/93/EC du Parlement européen et du Conseil de 1999 sur un cadre communautaire de signature électronique (aussi appelée Directive européenne 1999) définit les critères de légalité de la signature électronique. On y définit trois niveaux de signature électronique (simple, avancée et qualifiée). En vertu de cette Directive, une signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié satisfait aux exigences de signature relatives aux données électroniques de la même façon qu’une signature manuscrite satisfait aux mêmes exigences pour les données sur papier. Pour obtenir un avis juridique sur la valeur légale de la signature électronique dans quelque pays de l’Union européenne que ce soit ainsi que sur les exigences locales de localisation des données, consultez un conseiller juridique.

La signature électronique a-t-elle valeur légale ailleurs dans le monde?

Des douzaines de pays du monde entier ont adopté des lois sur la signature électronique, la signature numérique et le commerce électronique, notamment :

Pour obtenir un avis juridique sur la valeur légal de la signature électronique dans quelque pays que ce soit ainsi que sur les exigences de localisation des données, consultez un conseiller juridique.

Les exigences juridiques diffèrent-elles entre les divers états américains?

Oui et non. La Loi fédérale sur la signature électronique en commerce mondial et national (ESIGN) et les Lois uniformes sur les transactions électroniques des états (UETA) se ressemblent dans leurs principes et ensemble, elles permettent d’utiliser la signature électronique dans le commerce partout aux États-Unis. Ceci étant dit, il peut aussi exister des règlements ou des exigences de conformité supplémentaires s’appliquant à certains processus (comme la divulgation transparente en matière de prêt, ou la protection de la confidentialité des dossiers médicaux). Mais ces exigences existent autant pour les procédés sur papier que pour leurs équivalents électroniques.

Des documents signés électroniquement ont-ils déjà été contestés en cour?

Oui, et de plus en plus, la jurisprudence établit la validité de la signature et des registres électroniques. À titre d’exemple :

Bien que plusieurs causes de différends contractuels impliquent la signature et les registres électroniques, la plupart de ces causes ne remettent pas en question la valeur même de la signature électronique, mais plutôt, dans une majorité de cas, les circonstances entourant le processus de signature, à l’effet que l’intention ait été clairement établie ou non, ou encore le respect du processus et des règles de preuve. Dans certaines causes, les registres électroniques ont été acceptés comme éléments de preuve et la transaction en litige a été maintenue, tandis que dans d’autres causes, la cour n’a pas admis ou a tout au moins critiqué les registres électroniques présentés en preuve. Pour en savoir plus sur les nombreux cas de jurisprudence cités plus haut, consultez le livre blanc ESIGN Is Not Enough: How to reduce legal and compliance risk with electronic evidence.

Quelles leçons ont été tirées des récents jugements des tribunaux?

Dans un jugement clé sur l’admissibilité de l’information conservée électroniquement (ESI) le juge américain Paul W. Grimm a discuté d’exemples d’éléments essentiels de processus efficace de conclusion de contrat par voie électronique, notamment « créer, archiver et récupérer de façon sécuritaire une piste d’audit pour l’ensemble du processus de traitement des ESI, de l’étape de la vérification de l’identité des signataires au scellement électronique du document et ensuite, à l’archivage et à la récupération sécuritaires du contrat électronique ». En fait, le juge Grimm a rédigé un avis juridique de 100 pages qui présente des conseils sur l’authentification et l’admissibilité de la preuve conservée électroniquement.

Comment s’assurer que nos registres électroniques et pistes d’audit soient faciles à consulter par nos vérificateurs internes et externes?

Quand des entreprises règlementées subissent un audit de conformité, on leur demande souvent de faire la preuve du processus d’affaires exact qu’elles ont suivi et ce, autant pour les transactions face à face avec les clients que pour les contrôles internes. Ce faisant, les vérificateurs recherchent également des registres de chaque occasion où les documents clés ont été touchés, par qui et à quel moment. e-SignLive produit des pistes d’audit de documents et de processus servant à démontrer la conformité aux vérificateurs. Afin de faciliter le partage avec les parties internes et externes, un ensemble autonome de pistes de vérification peut être exporté hors de la base de données e-SignLive sous forme de fichier indépendant et être importé dans un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) ou de gestion de registres. De plus, les écrans de la piste de vérification des processus peuvent être extraits de façon sécuritaire en format PDF ou sur papier et envoyés aux vérificateurs, qui peuvent ainsi les étudier hors ligne.

En quoi consiste la loi ESIGN?

La loi intitulée Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) (loi sur la signature électronique en commerce mondial et national) est une loi fédérale américaine adoptée en 2000 qui permet l’utilisation de registres et de signatures électroniques dans les transactions commerciales. Cette loi permet essentiellement aux organisations d’adopter un processus uniforme de signature électronique dans l’ensemble des 50 états américains, avec l’assurance que ces registres ne pourront être réfutés par un tribunal pour la simple raison qu’ils ont été signés par voie électronique. Parce que cette loi est neutre du point de vue de la technologie et ne favorise aucun type de solution au détriment d’un autre, il revient à l’organisation de déterminer comment elle prévoit respecter les exigences de la Loi ESIGN quand à la saisie de l’intention et à l’authentification des données et des signataires.

Existe-t-il des exigences particulières en matière de divulgation juridique sur le Web?

Tout comme c’est le cas pour les transactions sur papier, une organisation doit toujours démontrer qu’elle a présenté aux consommateurs les divulgations prescrites par le gouvernement sous la forme prescrite et dans les délais prescrits. De plus, l’organisation doit être en mesure de démontrer que le client a consenti à recevoir les divulgations en question par voie électronique et qu’il ou elle est en mesure d’accéder à l’information présentée sous forme électronique.

La présentation des divulgations sur votre site Web exige davantage que la simple publication des divulgations sur une page Web. La preuve de l’ensemble du processus de divulgation, incluant comment la divulgation a été faite à l’intention du fureteur du client, ainsi que les gestes posés par le client, doit être conservée de façon sécuritaire dans une seule et unique piste de vérification. Pour en savoir davantage, lisez notre livre blanc sur la présentation sécuritaire des divulgations aux consommateurs par voie électronique.

La loi exige-t-elle un seuil minimum d’authentification des utilisateurs?

En réalité, non. La Loi fédérale américaine ESIGN ne précise aucun type d’authentification des utilisateurs à utiliser avec la signature électronique. La définition d’une signature électronique aux fins de la loi ESIGN fait référence à l’authentification dans les termes suivants : « a contract or other record . . . adopted by a person » (tout contrat ou tout autre registre… adopté par une personne); par contre, il n’y est nulle part précisé si le signataire « adopte » le contrat ou le registre. Idéalement, le choix d’une méthode d’authentification des utilisateurs dépend du profil de risque de l’organisation et du processus qu’on vise à automatiser. Les cartes intelligentes munies de certificats numériques peuvent convenir lors de la signature de requêtes militaires hautement confidentielles, mais ne sont pas nécessaires lorsqu’un consommateur présente une demande de prêt en ligne.

Intégration

Quelles intégrations indépendantes sont disponibles?

Si vous cherchez à ajouter des flux de travail de signature électroniques « prêts à utiliser » comme Salesforce, Box, SharePoint et Dynamics CRM, ainsi que des solutions logicielles spécifiques à votre industrie, visitez la section Partenaires de notre site Web pour obtenir la liste complète des applis et connecteurs. Pour des besoins de signature électronique personnalisée et l’intégration de système à système, notre interface de programmation (API) ouverte et nos trousses de développement de logiciels entièrement supportées permettent aux développeurs d’ajouter les fonctions de signature électronique à leur portail Web, aux applications indépendantes ainsi qu’aux systèmes hérités et maison.

Produit

Comment fonctionne e-SignLive?

e-SignLive Professional est un service de signature électronique en ligne. Vous utilisez un fureteur afin d’envoyer et de signer des documents. C’est aussi simple que ça. Voici comment faire :

  • Téléversez vos documents
  • Confirmez les signataires de chaque document
  • Déterminez où signer en déplaçant simplement le bloc de signature à l’endroit (ou aux endroits) souhaité dans le document
  • Sélectionnez la méthode d’authentification (nom d’utilisateur et mot de passe, question et réponse secrète, code SMS, services d’authentification indépendants)
  • Cliquez « ENVOYER ».

Un courriel sera expédié à chacun des signataires afin de les inviter à signer les documents par voie électronique (prenez note que si vous vous trouvez face à face avec un ou des signataires, vous avez la possibilité d’utiliser votre propre ordinateur ou appareil mobile afin de saisir la signature de chacun. Chaque signataire est guidé une étape à la fois dans le processus de signature (des marqueurs jaunes indiquent où signer). Une fois les documents signés, ils peuvent être téléchargés. Les documents signés électroniquement peuvent être conservés e-SignLive ou téléchargés pour être conservés dans votre propre système de sauvegarde et supprimés de e-SignLive.

Prenez note que les documents signés électroniquement sont des fichiers PDF standard qui peuvent être consultés dans Adobe Reader (ou tout autre lecteur de fichiers PDF).

Comment fonctionne e-SignLive? Ai-je besoin d’Adobe Reader?

Adobe Reader n’est pas requis pour préparer ou signer des documents. Il n’est nécessaire que pour ouvrir et consulter des documents signés électroniquement (pour y voir toutes les signatures. En affichant un document à l’aide d’Adobe Reader, vous pouvez vérifier si ce document et ses signatures n’ont pas été falsifiés.

Les autres lecteurs de fichiers PDF n’afficheront pas nécessairement le scellé de signature. Vous aurez besoin pour ce faire d’Adobe Reader en version 5 ou plus récente.

Dois-je avoir un logiciel ou du matériel spécial pour utiliser la signature électronique?

Non. Les signataires n’ont besoin de rien d’autre qu’un fureteur Web. Quand vous demandez aux clients de signer par Internet, la meilleure solution consiste à signer électroniquement les documents avec un fureteur Web, sans demander au client de télécharger quelque logiciel que ce soit. On élimine ainsi le risque que le client abandonne le processus à cause de la frustration et des retards causés par une incompatibilité logicielle.

Signer avec e-SignLive est facile. En fait, les signataires n’ont même pas besoin de créer un compte. Ils reçoivent simplement un courriel comportant un lien vers un site sécurisé, où ils inscrivent leur nom et mot de passe pour avoir accès au processus de signature électronique à l’aide de leur fureteur.

De plus, la fonction de saisie mobile de la signature d’e-SignLive transforme n’importe quel écran tactile en tablette de saisie de la signature, ce qui élimine le besoin de matériel de signature. Cette fonction est idéale pour l’ouverture de compte à distance et pour les processus d’acquisition de nouveaux clients, où une signature manuscrite est requise et pour permettre la révision du document sur un ordinateur de bureau ou portable.

Quels fureteurs conviennent à e-SignLive?

  • Internet Explorer (versions 8 et plus récente)
  • Safari
  • Firefox
  • Google Chrome
  • Opera

Quels appareils mobiles mes clients peuvent-ils utiliser pour signer de façon électronique? Quels appareils sont supportés?

e-SignLive est une véritable solution passepartout, qui permet de signer électroniquement à l’aide de n’importe quel appareil relié à Internet, comme un téléphone intelligent, une tablette (ex., iPad, Windows Surface, etc.) et un ordinateur portable.

Quel choix de déploiement convient le mieux à mes besoins?

e-SignLive peut être déployé :

  • En nuage public partout dans le monde (le choix le plus populaire en raison de sa vitesse de commercialisation et de son coût modique)
  • En nuage privé partout dans le monde (option souvent choisie en raison d’exigences de sécurité accrues et de meilleur contrôle de la localisation et de la méthode de sauvegarde des données)
  • Sur place, derrière le pare-feu de votre entreprise (le choix des organisations nécessitant le contrôle total des serveurs et des données)

Peu importe le mode de déploiement, nous offrons exactement le même produit, le même code de base et la même expérience d’utilisateur, sans compromettre la sécurité ou la fonctionnalité. Notre plateforme SaaS unique vous permet de commencer à développer à l’aide d’API REST et de SDK partagés et de déployer là et quand vous le souhaitez. Si des changements s’imposent au fil du temps, vous avez la possibilité de migrer d’un déploiement à un autre, ainsi que d’intégrer e-SignLive en service partagé afin d’offrir la signature électronique dans l’ensemble de votre entreprise.

Où puis-je me renseigner sur les coûts?

Comment faire pour débuter?

  1. Visionnez cette vidéo d’explication.
  2. Inscrivez-vous à un essai gratuit.
  3. Assistez à un webinaire de formation bihebdomadaire.
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Ressources

Consultez notre bibliothèque de ressources de signature électronique. Elle comprend des vidéos de formation, des documents techniques, des études de cas et bien plus.

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